Cách đặt mật khẩu bảo vệ file Excel

Nếu sử dụng máy tính, bạn có thể có một số tài liệu Microsoft Excel trên máy Mac hoặc PC mà bạn không muốn người khác tìm và đọc.

Xét cho cùng, Excel không chỉ phục vụ người dùng bình thường mà còn phục vụ các doanh nghiệp, tổ chức chính phủ và hàng triệu người khác trên toàn thế giới. Cho dù bạn đang tạo biểu đồ, chuyển đổi tệp PDF hay chỉ nhập hàng và hàng dữ liệu, cách tốt nhất để giữ an toàn cho thông tin đó là tìm hiểu cách bảo vệ tệp Excel bằng mật khẩu.

Thêm mật khẩu

Bước 1: Trong Excel, mở tài liệu bạn muốn bảo mật bằng mật khẩu.

Bước 2: Nhấn vào File , tiếp theo là Info.

Bước 3: Tiếp theo, nhấp vào nút Bảo vệ sổ làm việc. Từ menu thả xuống, chọn Mã hóa bằng mật khẩu.

Bước 4: Excel sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu. Chọn một mật khẩu phức tạp và độc đáo rồi ghi lại trong trình quản lý mật khẩu của bạn.

Điều tối quan trọng là bạn phải nhớ nó hoặc có quyền truy cập vào bản sao của nó ở một vị trí an toàn vì nếu bạn quên nó, bạn sẽ mất quyền truy cập vào tệp Excel và việc khôi phục nó sẽ rất phức tạp. Không có cách nào để truy cập mật khẩu đã quên, vì vậy hãy giữ mật khẩu đó trong trình quản lý mật khẩu hoặc phương pháp tương tự trong trường hợp bị quên.

Bước 5: Từ giờ trở đi, bất cứ khi nào bạn cố mở tệp đó, Excel sẽ nhắc bạn nhập mật khẩu mới chọn. Lưu ý rằng mật khẩu này chỉ bảo vệ tài liệu riêng lẻ đó chứ không phải mọi tài liệu Excel trên PC của bạn. Nếu muốn tất cả các tệp Excel có mức bảo vệ tương tự, bạn sẽ cần đặt mật khẩu bảo vệ từng tệp riêng lẻ hoặc xem xét các biện pháp bảo vệ nâng cao hơn.

Nếu bạn muốn biết liệu tệp Excel có bảo vệ bằng mật khẩu hay không, hãy xem tab Thông tin của tài liệu và xem phần Bảo vệ sổ làm việc. Nó sẽ cho bạn biết có cần mật khẩu để mở hay không.

Bước 6: Bây giờ bạn đã bảo vệ các tệp quan trọng nhất của mình bằng mật khẩu, có thể bạn nên xem xét thêm các lớp bảo mật bổ sung cho hệ thống của mình. Cách dễ nhất để bảo vệ một số lượng lớn hồ sơ là mã hóa chúng. May mắn thay, các chương trình mã hóa không khó tìm. Người dùng Windows 10 Professional có tiện ích mã hóa tích hợp có tên BitLocker. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tải xuống phiên bản miễn phí với các tùy chọn tùy chỉnh cho các loại dữ liệu khác nhau, bạn có thể thử tải xuống mã nguồn mở VeraCrypt.

Tùy chọn bảo mật bổ sung

Excel cũng cho phép bạn áp dụng nhiều tùy chọn bảo mật tùy chỉnh hơn cho tệp của mình nếu cần. Điều quan trọng là phải biết những tùy chọn khác này có tác dụng gì để bạn có thể tạo ra biện pháp bảo mật phù hợp cho dự án của mình. Trong Bảo vệ sổ làm việc, bạn sẽ tìm thấy một số tính năng bổ sung có thể hữu ích:

Đánh dấu là cuối cùng: Thao tác này sẽ đánh dấu tệp là đã hoàn thành, điều này cho phép người khác biết rằng họ không nên thực hiện bất kỳ thay đổi nào. Tuy nhiên, việc sử dụng tùy chọn này sẽ không bảo mật dữ liệu đằng sau mật khẩu, vì vậy nó không mang lại bất kỳ sự bảo mật nào.

Bảo vệ trang tính hiện tại: Thao tác này sẽ bảo vệ trang tính hiện được chọn bằng mật khẩu để mọi người không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào hoặc chỉ một số loại thay đổi nhất định. Đây là một tùy chọn hữu ích nếu chỉ có một trang tính trong sổ làm việc mà bạn muốn bảo vệ và bạn không bận tâm nếu mọi người có thể xem thông tin bạn chỉ không muốn họ làm hỏng bất cứ điều gì. Bạn sẽ nhận thấy rằng cũng có một tùy chọn để thực hiện việc này với cấu trúc Workbook, giúp bảo vệ khỏi những thay đổi lớn hơn đối với sổ làm việc (như thêm trang tính mới), trừ khi mọi người có mật khẩu.

Thêm chữ ký điện tử: Bạn có thể đảm bảo rằng chỉ bạn mới có quyền truy cập và kiểm soát các tệp Excel của mình bằng cách thêm chữ ký điện tử.

Bảo vệ file Excel là một nhiệm vụ quan trọng mà nhiều người bỏ qua. Có rất nhiều biện pháp an toàn có sẵn để đảm bảo thông tin của bạn được giữ riêng tư và bảo mật, bắt đầu bằng việc bảo vệ bằng mật khẩu.

digitaltrends