Cách sử dụng hàm IF trong Excel

Hàm IF là một trong những hàm được sử dụng phổ biến nhất trong Microsoft Excel. Với hàm này, bạn có thể kiểm tra một giá trị để xem nó có đáp ứng các tiêu chí hay không. Nếu có, hàm sẽ hiển thị một kết quả; còn nếu không, hàm sẽ hiển thị một kết quả khác. Về cơ bản, đây là một dạng câu lệnh "Nếu... thì...".

Bạn có thể sử dụng hàm IF với văn bản, số hoặc bất kỳ sự kết hợp nào, mang lại cho bạn sự linh hoạt. Ở đây, chúng tôi sẽ giải thích cú pháp cho công thức và đối số, kèm theo một số ví dụ để giúp bạn sử dụng hàm cho dữ liệu của riêng mình.

Cú pháp công thức hàm IF

Hàm IF có cú pháp đơn giản chỉ có ba đối số nên rất dễ sử dụng. Cú pháp là IF(test, if_true, if_false) trong đó chỉ yêu cầu hai đối số đầu tiên.

Kiểm tra : Đây là giá trị bạn muốn kiểm tra và tiêu chí bạn muốn sử dụng. Vì bạn đang so sánh dữ liệu nên bạn có thể sử dụng tham chiếu ô có điều kiện để so sánh.

If_true : Đây là kết quả hiển thị nếu giá trị đáp ứng tiêu chí. Đây có thể là văn bản hoặc một số.

If_false : Đây là kết quả hiển thị nếu giá trị không đáp ứng tiêu chí và cũng có thể là văn bản hoặc số.

Bây giờ bạn đã có cú pháp và đối số cho công thức, hãy xem một số ví dụ về cách sử dụng hàm IF trong Excel.

Sử dụng IF với văn bản

Bạn có thể sử dụng văn bản cho bài kiểm tra cũng như kết quả. Hãy chắc chắn bao gồm văn bản trong dấu ngoặc kép.

Đối với ví dụ này, chúng tôi có điểm của học sinh. Chúng tôi muốn hiển thị Thất bại nếu điểm là F và Đạt đối với bất kỳ điểm nào khác. Điểm nằm ở ô B2.

Bước 1: Chọn ô nơi bạn muốn hiển thị kết quả. Đây là ô nơi bạn sẽ nhập công thức.

Bước 2: Nhập công thức vào ô, thay thế các đối số bằng công thức của bạn: =IF(B2=”F”,”Fail”,”Pass”).

Để chia nhỏ công thức, nếu văn bản trong ô B2 là (bằng) F thì hiển thị Fail. Nếu nó không phải là F, hiển thị Pass.

Bước 3: Nhấn Enter hoặc Return.

Sau đó, bạn sẽ thấy kết quả trong ô của mình. Nếu bạn muốn sử dụng cùng một công thức cho các ô bổ sung, hãy sử dụng núm điều khiển điền để kéo công thức sang các ô khác.

Sử dụng IF với số

Việc sử dụng hàm IF để kiểm tra số dưới dạng văn bản cũng dễ dàng như vậy. Với số, bạn không cần phải đặt giá trị trong dấu ngoặc kép.

Đối với ví dụ này, chúng tôi có một đơn đặt hàng sản phẩm. Nếu tổng đơn hàng lớn hơn hoặc bằng 100 USD, khách hàng sẽ được miễn phí vận chuyển. Nếu giá dưới 100 USD, họ phải trả 49,99 USD phí vận chuyển. Tổng phụ nằm ở ô D6.

Bước 1: Chọn ô muốn hiển thị kết quả để nhập công thức.

Bước 2: Nhập công thức vào ô và thay thế các đối số bằng công thức của bạn: =IF(D6>=100,0,49.99).

Để chia nhỏ công thức này, nếu giá trị trong ô D6 lớn hơn hoặc bằng 100 thì không hiển thị gì (không). Nếu không thì hiển thị 49,99.

Bước 3: Nhấn Enter hoặc Return.

Sau đó, bạn sẽ thấy kết quả của mình trong ô có công thức. Để kiểm tra, bạn có thể thay đổi tổng phụ để đảm bảo số tiền vận chuyển thay đổi tương ứng.

Sử dụng IF với văn bản và số

Bạn có thể sử dụng văn bản hoặc số cho bài kiểm tra và văn bản hoặc số cho mỗi kết quả. Một lần nữa, điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt tuyệt vời với hàm IF trong Excel.

Đối với ví dụ tiếp theo này, chúng ta sẽ quay lại bảng điểm của học sinh, nhưng lần này chúng ta sẽ sử dụng điểm số cho bài kiểm tra. Điểm số nằm trong ô C2 và chúng tôi muốn hiển thị Đạt cho các điểm trên 1.0 và Không đạt cho các điểm dưới 1.0.

Bước 1: Chọn ô muốn hiển thị kết quả và nhập công thức.

Bước 2: Nhập công thức vào ô, thay thế các đối số bằng công thức của bạn: =IF(C2>1,”Pass”,”Fail”).

Để chia nhỏ cái này ra, nếu giá trị trong ô C2 lớn hơn 1, hãy hiển thị Pass. Nếu không, hiển thị Fail.

Bước 3: Nhấn Enter hoặc Return.

Giống như ví dụ trực tiếp ở trên, bạn có thể kiểm tra công thức của mình bằng cách thay đổi điểm để xác nhận rằng kết quả hiển thị chính xác hoặc sao chép công thức xuống các ô khác để kiểm tra các điểm khác.

Sử dụng IF với các phép tính

Một cách khác để sử dụng hàm IF là thực hiện các phép tính như cộng, trừ hoặc nhân. Ví dụ: nếu giá trị của chúng tôi đáp ứng điều kiện, chúng tôi sẽ thực hiện phép tính. Nếu không được thì chúng ta sẽ làm việc khác.

Hãy sử dụng ví dụ về đơn đặt hàng sản phẩm và phí vận chuyển của chúng tôi. Chúng tôi sẽ tự động thêm phí nếu tổng phụ nhỏ hơn 100 USD. Nếu từ 100 USD trở lên, chúng tôi sẽ chỉ hiển thị tổng phụ đó vì miễn phí vận chuyển. Tổng phụ nằm ở ô D6.

Bước 1: Chọn ô muốn hiển thị kết quả và nhập công thức.

Bước 2: Nhập công thức vào ô và thay thế các đối số bằng công thức của bạn: =IF(D6>=100,D6,D6+49.99).

Chia nhỏ công thức này, nếu giá trị trong ô D6 lớn hơn hoặc bằng 100, chỉ cần hiển thị giá trị trong ô D6. Nếu không, hãy thêm 49,99 vào giá trị trong ô D6.

Bước 3: Nhấn Enter hoặc Return.

Giống như các công thức khác ở trên, bạn có thể nhanh chóng kiểm tra công thức của mình để đảm bảo kết quả sẽ thay đổi với các lượng khác nhau.

Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng hàm IF trong Excel, hãy tận dụng công cụ hữu ích này để kiểm tra các giá trị của riêng bạn hoặc những giá trị bạn lấy từ tệp PDF.

Để biết thêm, hãy xem cách hợp nhất và hủy hợp nhất các ô hoặc cách sử dụng phép nối để kết hợp dữ liệu trong Excel.

digitaltrends